Julkaistu · 6 min lukuaika
Nimeä vastuuhenkilö ennen kuin teet mitään muuta
Toimistomuutto koostuu sadasta pienestä päätöksestä, ja jokainen niistä koskee jotakuta muuta kuin päättäjää. Ilman nimettyä omistajaa ne jäävät roikkumaan sähköpostiketjuihin.
Anna yhdelle henkilölle muuton omistajuus ja valtuudet päättää käytännön asioista ilman erillistä hyväksyntäkierrosta. Nimeä hänelle varahenkilö. Muuttopäivä osuu joskus sairauslomalle. Isommassa organisaatiossa kannattaa nimetä lisäksi osastokohtaiset yhteyshenkilöt. He tietävät, mitä omassa nurkassa on kaapeissa, ja vastaavat siitä, että ohjeet menevät perille.
Vastuuhenkilön kansiossa on alusta asti kolme asiaa: uuden tilan pohjapiirros työpistenumeroineen, takaperin laskettu aikataulu ja lista sopimuksista, joihin muutto vaikuttaa.
Tilat ja sopimukset
Irtisanomisaika luetaan sopimuksesta, ei laista
Liikehuoneiston vuokrauksessa sopimusvapaus on laaja, ja irtisanomisajasta yleensä sovitaan erikseen. Laki liikehuoneiston vuokrauksesta antaa oletuksen: toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa vuokralaiselle kolme kuukautta, vuokranantajalle kuusi. Oma sopimusteksti menee kuitenkin oletuksen edelle. Lue se ennen kuin lasket päivämääriä.
Aika lasketaan sen kalenterikuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana irtisanominen tehdään, ei ilmoituspäivästä. Määräaikainen sopimus ei pääty irtisanomalla lainkaan.
Sovi samalla, missä kunnossa tila palautetaan. Väliseinien purku, reikien paikkaus, logojen irrotus ja kaapelointien poisto ovat se erä, joka toimistomuutossa unohtuu ja joka vie eniten aikaa.
Mitat ratkaisevat, eivät neliöt
Mittaa ennen suunnittelua kolme asiaa molemmissa päissä: hissin oviaukko ja sisämitat, porrashuoneen kapein kohta ja lastauspaikan etäisyys ovesta. Neuvotteluhuoneen pöytä ja iso kaappi ovat tavallisimmat kappaleet, jotka eivät mahdu hissiin ja jotka joudutaan purkamaan tai kantamaan portaissa.
Taloyhtiö, hissi ja kulkuoikeudet
Moni pääkaupunkiseudun toimisto on tavallisessa taloyhtiössä, jossa muutto koskee myös asukkaita. Ilmoita muutosta lähtö- ja tulopään isännöitsijälle ja huoltoyhtiölle. Kysy, voiko hissin varata muuton ajaksi, onko talossa erillinen tavarahissi ja miten hissin ja porrashuoneen suojaus hoidetaan.
Selvitä samalla kiinteistön aukioloajat. Jos muutto tehdään illalla tai viikonloppuna, ulko-ovi voi olla lukossa, hälytysjärjestelmä päällä ja kulkukortit ohjelmoitu vain arkipäiville. Se selviää harvoin hyvään aikaan, jos sitä ei kysytä etukäteen.
Jos auto ei mahdu pihaan tai lastauslaiturille, katualueen tilapäiseen käyttöön haetaan lupa kaupungilta. Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla on kussakin oma lomakkeensa, ja paikka merkitään vuokrattavilla liikennemerkeillä ennen muuttoa. Hae lupa ajoissa. Kantomatka kadulta ovelle on se, mikä syö tunteja.
IT-laitteet ja palvelimet
Tämä on toimistomuuton ainoa osa, jossa virhe pysäyttää liiketoiminnan. Käsittele se erillisenä projektina, ei osana kalustemuuttoa.
Ennen kuin mitään irrotetaan:
- Ota varmuuskopiot ja varmista, että ne on todella luettavissa.
- Valokuvaa palvelinkaapin ja ristikytkentäkaapin kaapelointi ennen irrotusta.
- Merkitse kaapelit molemmista päistä, älä vain toisesta.
- Kirjaa laitteiden sammutusjärjestys ja käynnistysjärjestys ylös. Ne eivät ole sama lista takaperin.
- Ota tulostimien värikasetit irti kuljetuksen ajaksi ja kuljeta näytöt pystyssä.
Verkkoyhteys uuteen osoitteeseen kannattaa tilata heti, kun sopimus on varmistunut. Yritysliittymän toimitusaika voi olla viikkoja, ja jos tilaan vedetään uutta kuitua, se venyy pidemmälle. Kysy toimittajalta toimituspäivä kirjallisesti äläkä rakenna muuttoaikataulua arvion varaan. Sama koskee kiinteitä IP-osoitteita, palomuurisääntöjä ja puhelinvaihdetta.
Jos toiminta on riippuvainen yhdestä palvelimesta, harkitse päällekkäistä ajoa: uusi ympäristö pystyyn ennen kuin vanha kaadetaan. Kahden ympäristön pitäminen hetken rinnakkain vaatii järjestelyjä, mutta poistaa muuton kriittisimmän riskin.
Arkistot ja tietosuoja
Arkistot eivät ole tavallista kuormaa. Kirjanpitolaki edellyttää tilinpäätöksen ja kirjanpitojen säilyttämistä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteiden vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kadonnut laatikko on siis oikeasti ongelma.
Erottele henkilötietoja sisältävä aineisto muusta kuormasta jo pakkausvaiheessa. Käytä lukittavia laatikoita tai sinetöintiä, pidä kuljetusluetteloa ja tarkista laatikkomäärä sekä lähdössä että perillä. Jos aineiston kuljettaa ulkopuolinen, sopikaa kirjallisesti siitä, kuka vastaa mistäkin muuton aikana ja miten aineistoa säilytetään, jos se jää yöksi autoon tai välivarastoon.
Muutto on hyvä hetki hävittää se, mitä ei enää saa säilyttää. Paperi, jossa on henkilötietoja, kuuluu tietoturvasilppuriin tai lukolliseen keräysastiaan, ei jätekatokseen eikä kierrätyspaperiin.
Kalusteiden purku ja kokoaminen
Sähköpöydät, hyllystöt ja neuvottelupöydät puretaan yleensä kuljetusta varten. Teippaa ruuvipussi kiinni siihen kalusteeseen, josta ruuvit tulivat, ja säilytä kokoamisohjeet. Ilman niitä sähköpöydän moottorin johdotus on arvailua.
Numeroi työpisteet pohjapiirrokseen ja merkitse jokainen laatikko ja kaluste saman numeron mukaan. Silloin purkaja tietää, minne tavara menee, eikä kysy sinulta. Tämä on yksittäisistä toimenpiteistä se, joka lyhentää purkupäivää eniten.
Käyttökelpoiset ylimääräiset kalusteet kannattaa myydä tai antaa kiertoon ennen muuttoa. Yrityksen jäte ei kulje kotitalouksien reittiä: HSY:n Sortti-asemat palvelevat ensisijaisesti kotitalouksia, joten sovi toimistokalusteiden ja purkujätteen kuljetus jätehuoltoyhtiön kanssa erikseen. Sähkö- ja elektroniikkalaitteille on oma keräyksensä, ja niistä on ensin poistettava tiedot.
Viikonloppumuutto ja katkon minimointi
Perjantai-illasta sunnuntaihin tehtävä muutto on toimistoissa tavallinen ratkaisu, koska se antaa kaksi kokonaista päivää pystytykseen ja testaukseen. Muistettavaa on kolme asiaa: kiinteistöön pitää päästä sisään, hälytys pitää saada pois päältä ja verkkoyhteyden pitää olla auki jo perjantaina, ei maanantaina.
Vaihtoehto isolle kertarysäykselle on vaiheistus. Arkistot ja varasto siirretään ensin, työpisteet osasto kerrallaan. Se pidentää kokonaisaikaa mutta pitää talon toiminnassa koko ajan.
Sovi etukäteen, kuka on tavoitettavissa muuttopäivänä ja millä numerolla. Ja päätä, mikä on peruutuspiste: jos verkko ei ole maanantaiaamuna pystyssä, mistä työskennellään.
Henkilöstön ohjeistus
Yksi selkeä ohjekirje viikkoa ennen muuttoa riittää, kun siinä kerrotaan konkreettisesti:
- Mitä jokainen pakkaa itse ja mitä ei saa koskea.
- Miten laatikot merkitään ja mihin mennessä ne ovat valmiina.
- Mitä tehdään henkilökohtaisille tavaroille ja mitä kasveille.
- Missä työskennellään muuttopäivinä ja mistä uusi työpiste löytyy.
- Kenelle vanhat kulkukortit ja avaimet palautetaan.
Muistuta erikseen, ettei tyhjiin laatikoihin jätetä salassa pidettävää aineistoa ja ettei kannettavia jätetä kuormaan. Työntekijä kuljettaa oman läppärinsä itse.
Osoitteenmuutokset ja sopimukset
Yrityksen osoitteenmuutos tehdään YTJ:n muutosilmoituksella kaupparekisteriin ja Verohallinnolle. Postin yritysasiakkaiden osoitteenmuutos ja jälkilähetys hoidetaan erikseen. Ne ovat eri asia.
Sen jälkeen loput: laskutus- ja verkkolaskuosoitteet, verkkosivut, Google-yritysprofiili, sähköpostien allekirjoitukset, käyntikortit, vakuutusyhtiö, tilitoimisto, pankki ja ne asiakkaat, jotka lähettävät paperipostia.
Sähkössä on kaksi sopimusta: siirtosopimus alueen verkkoyhtiön kanssa määräytyy osoitteen perusteella, myyntisopimuksen valitset itse. Vesi kuuluu liiketiloissa usein vuokraan, mutta tarkista se sopimuksesta. Ota mittarilukemista valokuvat molemmissa tiloissa muuttopäivänä.
Käy vakuutukset läpi ennen muuttoa. Yrityksen omaisuusvakuutuksen ehdot kuljetuksen ja välivarastoinnin aikana vaihtelevat yhtiöittäin, samoin kuin kotivakuutuksissa. Lue omasi, älä oleta. Kysy tarvittaessa vakuutusyhtiöltä kirjallinen vastaus.
Ensimmäinen viikko uudessa
Tarkista, että laskut tulevat oikeaan osoitteeseen ja oikealle nimelle. Käy läpi kulkuoikeudet ja hälytysjärjestelmän käyttäjät. Kirjaa ylös, mikä tilassa oli valmiiksi rikki, ja ilmoita se vuokranantajalle heti, ei kolmen kuukauden päästä.
Pyydä henkilöstöltä lista siitä, mikä ei toimi. Kaksi viikkoa muuton jälkeen se lista on vielä lyhyt ja korjattavissa.
Jos harkitset osan työstä teettämistä, voit pyytää tarjouksen. Kerro siinä työpisteiden määrä, kerrokset ja hissit molemmissa päissä, purettavat kalusteet sekä se, siirretäänkö palvelinlaitteita tai arkistoja. Ne ovat tiedot, joilla työmäärä arvioidaan.